Privacybeleid

Dit privacybeleid is van toepassing op het platform GlazenWerk (glazenplanning.be) en alle daarmee samenhangende diensten. De verantwoordelijke voor de verwerking van je accountgegevens is:

• GlazenWerk - Oxopia NV
• Korsele 18 Bus 2, 9667 Horebeke, Belgium
• Ondernemingsnummer: BE 0889.696.965
• E-mail: privacy@oxopia.net

Met “wij”, “ons” of “GlazenWerk” bedoelen we deze onderneming. Met “jij” of “gebruiker” bedoelen we de vakman of het bedrijf dat een account aanmaakt en het platform gebruikt.

GlazenWerk is een software-as-a-service platform. Voor de gegevens die we verwerken nemen we twee verschillende rollen op:

• Verwerkingsverantwoordelijke — voor de gegevens van jou als gebruiker en van je teamleden (registratie-, account- en gebruiksgegevens). Voor die gegevens bepalen wij het doel en de middelen van de verwerking.
• Verwerker — voor de gegevens die jij in het platform invoert over je eigen klanten en opdrachten (klantcontacten, adressen, offertes, planning, werkorders, foto’s en facturen). Voor die gegevens ben jíj de verantwoordelijke en verwerken wij ze uitsluitend in jouw opdracht, om de dienst te leveren. Je blijft zelf verantwoordelijk voor een geldige rechtsgrond en voor de informatie die je aan je klanten verstrekt.

Afhankelijk van hoe je het platform gebruikt, verwerken we onder meer:

• Account- en registratiegegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen) en, indien ingeschakeld, gegevens voor tweestapsverificatie.
• Bedrijfs- en teamgegevens: bedrijfsnaam, adres, ondernemings-/btw-nummer, en gegevens van teamleden die je uitnodigt (naam, e-mailadres, rol).
• Klantgegevens die je invoert: naam, contactgegevens en adressen van jouw klanten, nodig om offertes, planning en facturen te beheren.
• Opdracht- en planninggegevens: offertes, afspraken, terugkerende jobs, werkorders, checklists, uren en materiaal.
• Geüploade bestanden: foto’s (bv. voor/na een job), handtekeningen en documenten die je aan een klant of opdracht koppelt.
• Facturatie- en betaalgegevens: factuurgegevens en, voor je abonnement, betaalgegevens die via onze betaalprovider worden verwerkt.
• Gebruiks- en technische gegevens: IP-adres, apparaat- en browserinformatie, loggegevens en tijdstippen van gebruik, voor beveiliging en het verbeteren van de dienst.

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Het leveren van de dienst (uitvoering van de overeenkomst): je account beheren, offertes, planning, werkorders en facturen mogelijk maken, en herinneringen en meldingen versturen.
• Beveiliging en misbruikpreventie (gerechtvaardigd belang): authenticatie, fraudedetectie en het beschermen van het platform.
• Verbetering van de dienst (gerechtvaardigd belang): geaggregeerde gebruiksanalyse om functies te verbeteren.
• Wettelijke verplichtingen (wettelijke plicht): onder meer boekhoud- en fiscale bewaarplichten.
• Communicatie (uitvoering van de overeenkomst of toestemming): service-updates en, enkel met je toestemming, commerciële berichten die je altijd kunt uitschakelen.

We verkopen je persoonsgegevens nooit aan derden.

We gebruiken uitsluitend functionele en essentiële cookies die nodig zijn om het platform te laten werken — bijvoorbeeld om je aanmeldsessie te onthouden en om formulieren te beveiligen tegen misbruik. Deze cookies zijn noodzakelijk voor de dienst en kunnen niet worden uitgeschakeld zonder de werking te verstoren. We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies van derden.

Om de dienst te leveren doen we een beroep op zorgvuldig geselecteerde dienstverleners, die enkel toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben en gebonden zijn door een verwerkersovereenkomst. Het gaat onder meer om:

• Hosting en infrastructuur — voor het draaien en opslaan van het platform.
• E-mailbezorging — voor het versturen van meldingen, herinneringen en facturen.
• Peppol-toegangspunt — voor het verzenden van conforme e-facturen aan zakelijke klanten.
• Betaalprovider — voor de verwerking van je abonnementsbetalingen.

We geven gegevens enkel door aan overheden of andere derden wanneer dat wettelijk verplicht is.

We streven ernaar je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken en op te slaan. Als een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Account- en klantgegevens: zolang je account actief is.
• Na beëindiging van je account: we verwijderen of anonimiseren je gegevens binnen een redelijke termijn, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
• Facturatiegegevens: gedurende de wettelijke boekhoudkundige bewaartermijn.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals versleutelde verbindingen (HTTPS), versleutelde opslag van wachtwoorden, toegangscontrole en optionele tweestapsverificatie. Geen enkel systeem is volledig risicovrij, maar we werken voortdurend aan het beveiligen van je gegevens.

Onder de AVG/GDPR heb je het recht op:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• wissing van je gegevens (“recht om vergeten te worden”);
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van je gegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• het intrekken van je toestemming, wanneer de verwerking daarop is gebaseerd.

Je kunt je rechten uitoefenen via privacy@oxopia.net. Ben je niet tevreden, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Het platform is bestemd voor professioneel gebruik en richt zich niet op minderjarigen. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar.

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina, met vermelding van de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen brengen we je vooraf op de hoogte.

Heb je vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van je gegevens? Neem contact op met GlazenWerk - Oxopia NV via privacy@oxopia.net.